Los organismos del Estado suelen enfrentar algunos desafíos comunes en sus procesos de gestión presupuestaria y de planificación, previsión, presentación de informes y de gestión de riesgos. Por un lado los procesos ineficientes y manuales complican la tarea y demoran la evolución hacia los expedientes digitales. Por el otro la falta de disponibilidad de datos y de capacidades de análisis en tiempo real continúan manteniendo los niveles de eficiencia en niveles bastante bajos.

En los procesos hay altas tasas de suposiciones inexactas, y mucho trabajo manual tedioso. Por otra parte, el presupuesto tradicional no vincula adecuadamente las inversiones financieras con los resultados, lo que limita la capacidad de realizar análisis profundos. Además los presupuestos estáticos producen limitaciones, ya que si se producen desviaciones materiales durante el año, pueden paralizar a la organización que no tiene un proceso eficiente para evaluar las causas de estos cambios y ajustar los presupuestos y planes en consecuencia. Esto último cobra especial vigor en el actual contexto tan inestable y volátil, donde los cambios drásticos en los niveles de recursos, las limitaciones presupuestarias y las estrategias son inevitables.

Por otra parte los datos inexactos son un problema importante en el sector público debido a la disparidad de sistemas y procesos. Analizar el patrón de costos de cada departamento puede ser una tarea descomunal e involucrar datos inadecuados. 

Programa para hacer presupuestos 

Muchas organizaciones aún utilizan Excel como su principal herramienta de presupuestación. Pero las más dinámicas ya están recurriendo a un software especialmente diseñado o un programa para hacer presupuestos (con una preferencia cada vez mayor por los modelos en la Nube o SaaS) para automatizar varios aspectos del proceso de presupuestación, como personal, subvenciones y planificación de gastos de capital. 

El software de gestión presupuestaria ayuda a diseñar, administrar, monitorear y modificar el presupuesto.  Colabora con la recopilación de datos, el análisis de resultados y la presentación de informes financieros. 

Estas aplicaciones mejoran enormemente las capacidades de presupuestación, planeamiento, previsión y gestión del desempeño. El software no solo puede acelerar el proceso de toma de decisiones al hacer que los datos sean más accesibles, sino que “también puede resaltar tendencias y excepciones y ayudar a desarrollar nuevos conocimientos basados ​​en el uso extensivo de datos, análisis estadístico y cuantitativo y modelos predictivos”.

Herramientas de gestión para la gestión presupuestaria

El paradigma del gobierno abierto y los requisitos de transparencia presionan para que los sectores financieros del Estado mejoren la precisión, implementando mejores controles y auditabilidad. Deben poder proporcionar conocimientos más profundos y claros sobre el rendimiento, los costos y los recursos. Y para ello hoy pueden incorporar tecnología específica.

Desde Quilsoft proponemos una solución para generar órdenes de compra, expedientes y gestión presupuestaria en el Estado. Los gobiernos municipales y provinciales y cualquier institución u organismo público que no cuente con herramientas tecnológicas de gestión pueden encontrar en esta herramienta respuestas para su gestión presupuestaria integral, incluyendo el control del gasto público, solicitudes de aprovisionamiento, generación de órdenes de compra y gestión de expedientes.