Las empresas pueden contar con tecnología de primer nivel, sin la necesidad de realizar enormes gastos en un proceso de digitalización ambicioso que, a veces, resulta innecesario.

En muchas compañías se desconoce la importancia de la tecnología como tal, y su forma de insertarse al proceso productivo. Es por eso que la experiencia, lo es todo y contar con una guía para los primeros pasos, puede ser la clave aliada.

Lo verdaderamente relevante, es saber aprovechar la evolución tecnológica-digital para adaptarla a las necesidades de cada negocio, y la mejor forma de innovar no siempre consiste en desarrollar nuevas herramientas de avanzada, sino adaptar las existentes a sus procesos y sistemas.

Pero es común que algunos de estos nuevos y primeros pasos de exploración en el tema se vean frenados por errores en el momento de la planeación o implementación; o lo que es también muy cotidiano, encontrarse con el miedo de no poder llegar a hacerlo por falta de conocimiento o experiencia.

Para que el negocio avance, es necesario alentar a los equipos a pasar de una rutina constante a la innovación, aplicando la experiencia adquirida entre el uso de los sistemas existentes y los nuevos, para garantizar una transición fluida entre ambos.

Estos consejos pueden ayudar a que tus empleados y tu empresa sean más receptivos a las nuevas tecnologías:

1. Evaluar el estado digital actual

Esta primera fase investiga las tecnologías existentes en la empresa y el ritmo de adaptación frente a los avances disponibles. Para aprovechar las herramientas a disposición, es necesario comprender las necesidades digitales de la organización, las carencias de los procesos de producción y cuál es su objetivo final.

Por eso, las estrategias de implementación de tecnología deben recopilar información de fuentes internas y externas como clientes, proveedores y competidores, para evaluar cada una de las problemáticas.

Un diagnóstico informático completo determina los puntos fuertes y las competencias digitales de la empresa, así como sus áreas de mejora.

La evaluación es, por tanto, un proceso continuo: la implementación con éxito de una nueva tecnología requiere de un análisis, un ajuste y un perfeccionamiento constante.

2. Crear una cultura de aprendizaje y cambio

Los negocios cambian todos los días, y la tecnología también. Es importante que tu equipo comprenda que habrá nuevas herramientas que optimizan el rendimiento, la comunicación y el flujo de trabajo de tu rutina diaria.

Conversar con los empleados y conocer sus puntos de vista sobre lo que viene, los hará sentir apreciados e involucrados en todo lo que hace la empresa. Las acciones más exitosas siempre son aquellas que se hacen en conjunto y con el aporte de todos.

Además, cuando la administración está involucrada, todos prestan más atención y sienten que no son los únicos que tienen que cambiar la forma en que trabajan.

3. Diseñar un plan

Basándote en el análisis de prioridades de tu negocio, decide la forma en la que se accionarán las herramientas para digitalizar tu empresa. Piensa: ¿Qué es lo más urgente? Tomando esto en cuenta, realiza un plan de cómo harás uso de las diferentes tecnologías que piensas adquirir.

No es necesario ser un experto en la materia. Infórmate sobre las diferentes acciones que puedes llevar a cabo y empieza a crecer tu negocio de una forma consciente y responsable, sabiendo a la perfección cuáles son tus limitaciones.

En este aspecto, no todo es tecnología. El sentido común y la experiencia construida a lo largo de su carrera profesional son importantes, ya que pueden aplicarse a las decisiones de ese futuro inmediato.

4. Ejecutar un programa piloto

En este punto, el equipo de implementación debe crear un programa piloto para una ejecución de prueba, pero no en toda la empresa. Se debe elegir uno o dos departamentos que sean aptos para probar el sistema en busca de errores, fallos de funcionamiento y otras ineficiencias.

Por ejemplo, las empresas pueden probar nuevos programas de finanzas, antes de llevarlo a cabo en todo el sector financiero. Durante el periodo de prueba, los miembros del equipo deben retroalimentarse de los contadores para determinar los focos conflicto y espacios de mejora. Al cabo de un mes o dos de experimentación fluida, la gerencia puede decidir si la solución está lista para expandirse o no.

5. Más personal, fácil y con mejor servicio

Ley N. º1: el sistema debe adaptarse a tus procesos y no tus procesos al sistema:  Esto requiere de personas que escuchen y entiendan sus necesidades, y sean capaces de interpretar tus requerimientos, ejecutando de forma ágil y eficiente todas y cada una de las acciones que hacen al conjunto.

De base, asegúrate que la empresa ofrece los siguientes elementos como parte del servicio:

• Personalización elevada o total.
• Producto fácil de usar y aplicar, tanto a nivel administrativo como de usuario final.
• Rápida comunicación y ejecución de nuevos requerimientos.
• Costos de personalización claros o incluidos en el servicio.
• Personas con quienes pueda conversar en caso de tener algún problema, duda o nuevos requerimientos.

Combinar un buen producto con un buen servicio hacen de la experiencia algo excelente.

6. Pedir opiniones y darle su tiempo (pero no demasiado)

Organiza reuniones individuales o haz encuestas grupales, cualquier cosa que sirva para recibir el feedback de tu equipo de trabajo. 

El cambio en todas sus formas ayuda a las empresas a mantenerse relevantes y exitosas. Por eso, es necesario encontrar una forma de reducir la resistencia, no solo para cumplir con las metas propuestas, sino para que las soluciones se encuentren de forma más orgánica.

A veces, la negación puede resultar en bajos niveles de efectividad. Si tu equipo hizo todo lo posible para “llevarse bien” con las nuevas herramientas, pero los resultados no llegan, es prudente y saludable repensar las opciones disponibles.

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