Optimizar la gestión del departamento de compras puede ser el gran aliado para el ahorro económico de las empresas y el aumento de su rentabilidad ¿Qué participación tiene Scrum para lograr este objetivo? En este blog te lo contamos.

El departamento de compras desempeña un papel crítico en la gestión de costos y tiempos dentro de una organización. Su capacidad para adquirir bienes y servicios de manera eficiente y económica puede marcar la diferencia en la rentabilidad de la empresa.

El problema aparece cuando los departamentos de compras, a menudo, se enfrentan a desafíos y expectativas que ya no pueden resolverse por sí mismos. Los materiales deben adquirirse de forma rápida, económica y de alta calidad, sin causar dificultades.

¿Cómo optimizar el departamento de compras y las estrategias a las que tu empresa puede recurrir?

Las gestiones del departamento de compras influyen directamente en los resultados de una organización. Teniendo en cuenta esto, es importante su correcta optimización para realizar los procesos de forma correcta.

Dado que la gestión de compras tiene un impacto directo en los ingresos, es esencial que el proceso funcione sin problemas mediante estrategias especiales. El mundo de las adquisiciones ha experimentado cambios drásticos en los últimos años. Los de mayor importancia, incluyen:

• Transformación digital: la mayoría de las empresas creen que esta revolución digital cambiará la forma en que prestan servicios en los próximos años.

• Pensar en los proveedores más allá del precio: con un mayor enfoque en las sinergias de proveedores. Se reconoce la importancia de la visibilidad del proveedor con respecto a los pasos de compras.

• Pasar a una gestión de cambios eficaz: las empresas se centran en un plan de gestión de cambios fluido y lograr hacer ese cambio es el mayor obstáculo para alcanzar los objetivos de compra.

Pasos fundamentales de toda gestión de compras

Cada gestión de compras involucra varios elementos básicos para su ejecución. Un proceso de compras consiste en una serie de pasos que una organización identifica y sigue, para obtener bienes o servicios y lograr sus metas y objetivos.

• Solicitud de compra
• Revisión de la solicitud
• Proceso de solicitud
• Evaluación y contrato
• Gestión de pedidos

En este contexto, la metodología Scrum puede ser una herramienta sorprendentemente efectiva para optimizar los procesos de compras y lograr resultados más eficientes. 

Primero veamos, ¿qué es Scrum?

Scrum es un marco de trabajo ágil que se basa en la colaboración, adaptación continua y entrega iterativa de productos o proyectos. Si bien se ha utilizado principalmente en el ámbito de la tecnología, sus principios pueden aplicarse a una variedad de contextos empresariales. En Scrum, un equipo trabaja en ciclos llamados "sprints" de corta duración -generalmente de 2 a 4 semanas- durante los cuales se planifica, potencia y revisa el trabajo. Esta metodología se enfoca en la entrega de valor constante al cliente y permite la adaptación ágil a los cambios en los requisitos o las condiciones del mercado.

Adaptando Scrum al departamento de compras

La siguiente decisión implica una serie de ajustes para adaptar sus principios a las necesidades específicas de esta área. Aquí están las claves para lograrlo:

• Formación de equipos multifuncionales: estos equipos deben ser multifuncionales e incluir a especialistas en compras, la materia a comprar y otros profesionales que puedan contribuir con su experiencia, fomentando la colaboración y la toma de decisiones más informadas.

• Backlog de compras: en lugar de un backlog de desarrollo de software, el departamento de compras debe crear un backlog de compras. Este contendrá todos los elementos que deben adquirirse, priorizados según su importancia estratégica y urgencia.

• Planificación de sprints: los equipos de compras deben reunirse y planificar sprints para determinar qué elementos del backlog se abordarán durante el próximo sprint. Esto requiere definir los objetivos de compra, establecer presupuestos y plazos, y asignar tareas.

• Reuniones diarias de seguimiento: al igual que en Scrum, las reuniones diarias de seguimiento son esenciales para mantener a todos los miembros del equipo informados sobre el progreso, identificar obstáculos y ajustar el plan según sea necesario.

• Revisiones de sprints: al final de cada sprint, se debe llevar a cabo una revisión para evaluar las compras realizadas y determinar si se cumplieron los objetivos establecidos.

• Retrospectivas: son reuniones clave para el aprendizaje y la mejora continua. El equipo de compras debe analizar lo que funcionó bien y lo que no en el sprint anterior, proponiendo mejoras para el próximo.

¿Cuáles son los beneficios?

La aplicación de Scrum en el departamento de compras puede generar una serie de beneficios significativos:

• Mayor transparencia, proporcionando una visibilidad clara de las actividades de compras.

• Flexibilidad y adaptación frente a las cambiantes condiciones del mercado.

• Entrega incremental de valor, bienes y servicios, beneficiando a la empresa más tempranamente.

• Optimización constante de los procesos de compras.

• Colaboración mejorada y decisiones más acertadas.

En resumen, la aplicación de Scrum en el departamento de compras puede ser una estrategia efectiva para optimizar costos y tiempos. Adoptando sus principios ágiles y adaptándose a las necesidades específicas de compras, las organizaciones pueden mejorar su eficiencia, aumentar la flexibilidad y ofrecer un mayor valor a sus clientes y accionistas. La clave está en la formación de equipos multifuncionales, la planificación y revisión iterativa, y la búsqueda constante de la mejora continua.

¿Quiere saber más?
Solicite una demo ahora.