Dentro de los trabajos de gestión y de mantenimiento de activos existe un elemento imprescindible para el sistema productivo que no siempre recibe la atención que merece: los repuestos. Este elemento es tan vital que incluso amerita que se realicen cursos específicos para su adecuado manejo.
Además de ser cruciales, las piezas de repuesto son costosas. Una investigación mostró que la inversión en estos elementos puede representar del 5% al 10% de la base de inversión de una empresa manufacturera. Como estas piezas se fabrican por separado y en volúmenes más pequeños, son mucho más caras. “Y como además los plazos de entrega suelen ser prolongados las empresas a menudo se abastecen de estas costosas piezas para evitar el alto costo del tiempo de inactividad”. Y esto muchas veces genera situaciones en las que las empresas acumulan costos de almacenamiento para piezas que rara vez se usan o que terminan volviéndose obsoletas.
En el terreno de la gestión de repuestos y almacén de mantenimiento es vital “poder distinguir entre los repuestos que se han de mantener en el almacén, la cantidad que se debe tener cada uno de los tipos y el momento en que se debe dar orden de reaprovisionamiento de estos recursos institucionales”. Además, es fundamental conocer las buenas prácticas y los procesos que indican cómo se tienen que comprar, recepcionar, inventariar, almacenar y gestionar los repuestos.
Mantenimiento industrial
A menudo las empresas no gestionan sus piezas de repuesto de forma eficaz, si es que lo hacen. Así es como simplemente compran y almacenan piezas de repuesto sin una estrategia basada en datos para guiar estas decisiones.
Entre los principales desafíos de la gestión de piezas de repuesto pueden destacarse la baja calidad y accesibilidad de los datos, la baja penetración de las herramientas de predicción, el problema de los silos y los indicadores de desempeño incorrectos.
Las mejores prácticas para una buena gestión de repuestos indican que hay que enfocarse en el mantenimiento preventivo, resolver los problemas en los procesos y segmentar la cartera de repuestos. También es importante analizar la criticidad de las piezas de repuesto, utilizar metodologías de pronóstico adecuadas y verificar su precisión y confiabilidad, usar métodos especiales para artículos de demanda intermitente y tener en cuenta todo el ciclo de vida de los activos al tomar decisiones relacionadas con las piezas de repuesto.
Por otra parte, es clave implementar un buen sistema de información para la gestión de repuestos, para que todas las reglas mencionadas anteriormente sean compatibles y que en algunos casos puedan resolverse mediante la automatización.
Sistemas de gestión
En la actualidad existen sistemas de gestión específicos que ayudan a manejar este aspecto tan relevante del manejo integral de los activos fijos. Estas soluciones tecnológicas modernas -como la de Quilsoft- permiten ordenar el tema y controlar el stock de repuestos con suma precisión.
Un informe detectó que las herramientas digitales de gestión de inventario adecuadas pueden optimizar los procesos tradicionales del mercado de accesorios, como las piezas de repuesto, mediante el análisis y el seguimiento continuo de los datos recopilados. Entre otras cosas, al compartir sus datos a través de una solución inteligente, “los gerentes de repuestos pueden deshacerse de los silos y tomar mejores decisiones”.
Por otra parte, un estudio encontró que los cambios en los modelos de negocio provocados por la conversión a una cadena de suministro más digital de repuestos tienen el potencial de generar beneficios significativos para las empresas (por la gestión logística más eficaz), los clientes (menores tiempos de respuesta) y el medio ambiente (por las reducciones a nivel de la energía, las emisiones, las materias primas y los residuos).
Desde Quilsoft colaboramos con las organizaciones aportando nuestro software Cloud para mantenimiento de activos que permite gestionar los mantenimientos preventivos, correctivos y las órdenes de trabajo sobre las instalaciones y equipamientos. Entre otros aspectos el sistema de gestión permite supervisar las tareas del personal y efectuar un seguimiento exhaustivo del stock de repuestos. En lo que hace a estos últimos permite documentar el consumo en cada orden de trabajo, gestionar el inventario mediante reglas de abastecimiento mínimo y manejar las órdenes de compra.