La implementación de sistemas de gestión documental electrónica (GDE) tiene el potencial de modernizar las actividades administrativas en el Estado y avanzar hacia el objetivo tan ansiado: la oficina sin papeles. Estas soluciones están concebidas para acelerar y simplificar los procesos administrativos. De la misma manera, colaboran para agilizar los trámites, garantizando la seguridad que debe rodear al manejo de los documentos en los organismos públicos.
Un sistema de GDE es un programa de software que gestiona la creación, almacenamiento y control de documentos de manera electrónica. En este sentido, sólo permite que los usuarios autorizados accedan a los documentos para realizar distintas tareas. La solución básica debe incluir la gestión de documentos, la administración del flujo de trabajo (que permite controlar la forma en que fluyen los documentos a través de los organismos) y la recuperación de textos e imágenes. Las herramientas más avanzadas también permiten gestionar los registros electrónicos.
Gestión de documentos
La gestión de documentos hace que el acceso a la información crítica sea rápido y sencillo, ya que proporciona un único punto de acceso. Coloca al sector público en mejores condiciones de administrar, colaborar, crear y distribuir información. También posibilita a los organismos estatales modernizarse así como experimentar niveles más altos de eficiencia y mantengan los registros seguros.
Con estas soluciones las reparticiones públicas de los diferentes estamentos pueden avanzar con el proceso de digitalización de la totalidad de expedientes y documentos, e incluso pueden incorporar la firma digital, previa obtención de la autorización pertinente. Esto último permitiría que las notificaciones, expedientes y documentos electrónicos tengan valor legal, entre otras cosas.
Los sistemas de gestión documental electrónica pueden operar con escáneres que capturan imágenes de los documentos, o bien tener capacidades de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), en cuyo caso el programa podrá indexar automáticamente los documentos escaneados y almacenar el texto que se encuentra dentro de la imagen. Apenas se escanea un documento, este último estará inmediatamente disponible para el personal autorizado dentro del organismo público.
Beneficios palpables
Un sistema de gestión documental electrónica ayuda a mantener los documentos organizados y fáciles de buscar. Estas soluciones cuentan con herramientas de colaboración que permiten que varias personas puedan acceder y editar archivos electrónicos al mismo tiempo, y rastrear y monitorear los cambios. Esto elimina la necesidad de fotocopiar o compartir documentos. Y además resulta clave como avance para aquellos organismos que en el pasado tenían los documentos físicos esparcidos en diferentes locaciones distribuidas y en distintos repositorios.
También permiten efectuar un seguimiento de los documentos confidenciales y saber quién ha accedido a ellos. Entre otros detalles, además de asegurar la confidencialidad de la información, permiten ganar productividad, al propiciar que los empleados ya no tengan que pasar una parte importante de sus días buscando documentos.
Por otra parte, al implementar estos sistemas los organismos experimentarán ahorros significativos en impresión (tóner, tinta, papel, etc.) y en almacenamiento (archivos, espacio de oficina, etc.).
A medida que el sector público avance en la transformación digital y en los esfuerzos por digitalizar los registros en papel y almacenarlos en un formato manejable, los sistemas de GDE ganarán mayor protagonismo. Como hemos indicado, estas soluciones ofrecen ventajas significativas en términos de gobernanza, recuperación de información y seguridad.
Con una herramienta de gestión documental electrónica los organismos públicos pueden mejorar la eficiencia de sus oficinas y optimizar las prácticas de administración de documentos. Esta tecnología puede tener un impacto muy visible en los procesos de modernización del Estado.