La gestión de activos permite que las organizaciones aprovechen al máximo su capacidad instalada en favor de su desarrollo empresarial. Hoy en día muchas organizaciones consideran a los activos fijos como un elemento central en sus planes estratégicos. Por lo tanto es vital establecer una dinámica específica relacionada con su administración y mantenimiento, de tal manera que contribuyan a generar valor.
Siguiendo la propuesta de este documento, en el que se propone un modelo de gestión integral de activos fijos sustentado en cuatro ejes -planificación, ejecución, control y actuación-, es posible articular los procesos contables y administrativos en forma práctica. Esto ayuda a aprovechar los recursos de la organización para alcanzar su máximo rendimiento, siempre de forma responsable y sostenible.
En el contexto de la gestión de activos los controles contable y administrativo cumplen una importante función, “puesto que la clave del éxito empresarial radica no solamente en la cantidad de bienes y recursos de que se disponga, sino sobre todo del uso, control y protección que se ejerza sobre ellos para lograr su máximo rendimiento, así como del adecuado registro en la base de datos y el procesamiento de la información contable”, enfatizan los autores del texto.
La gestión integral de activos con enfoque en el control contable y administrativo habilita a monitorear eficientemente la vida útil y la depreciación o revalorización de los mismos, y reconocer la eventual conclusión de su vida útil. Esto permite saber con qué recursos productivos cuenta realmente la organización.
Control contable y administrativo
Una gestión integral de activos debe involucrar a las áreas de proyectos e ingeniería, producción, compras, administración, operaciones y mantenimiento. Si bien existen diferentes modelos para llevar adelante esta gestión, la “búsqueda de un control íntegro de los activos fijos se debe abordar desde dos perspectivas: contable y administrativa”.
Tal como detallan los autores, al control contable lo constituyen “los métodos, procedimientos, técnicas y planificación de la organización orientados a la preservación de los activos y a garantizar que los informes y registros financieros sean veraces”. Este tipo de control es de gran utilidad para verificar que se registren en su totalidad las operaciones que involucren activos fijos, en forma y momento oportuno. Y también para asegurarse que las actividades de operación y custodia de activos fijos sean ejecutadas por personas completamente independientes del manejo de la contabilidad, con el fin de evitar condiciones favorables para que se ejecuten y oculten actos ilegales”.
Por su parte, el control administrativo constituye un plan de organización “que permite valorar el desenvolvimiento de los encargados respecto al uso de los recursos y activos fijos de la compañía, con el propósito de asegurar que sus acciones aporten al cumplimiento de la estrategia empresarial trazada. En tal sentido, hoy los esfuerzos se enfocan en disponer de un sistema de información capaz de verificar el nivel de eficiencia en el uso de los recursos y activos fijos, así como estimar en qué nivel la organización es capaz de generar valor para cada uno de sus componentes, alineados a los objetivos de la empresa.
“Cuando una compañía actúa al margen de un sistema de control administrativo carece de información vital para identificar a tiempo las desviaciones o irregularidades y efectuar acciones correctivas. Por otra parte, el control administrativo también permite cuantificar los aciertos en la administración de activos fijos, con la finalidad de que sean aprovechados en proyectos posteriores”, destacan los autores.
Desde esta óptica, un sistema de control administrativo debe considerar el desarrollo en tres actividades principales: establecer los objetivos y metas de una empresa, determinar los indicadores (para evaluar y tener la certeza de que los objetivos planteados se están consiguiendo) y por último monitorear, reportar los re
En definitiva, como se indica en el artículo que estamos compartiendo, el hecho de “examinar el uso correcto, rendimiento y aprovechamiento de los activos fijos de la organización a través de estándares o indicadores proporcionará indicios de la eficiencia operativa para definir estrategias y políticas que perfeccionen los procesos y por ende el desempeño organizacional”.
Gestión activos
Para llevar adelante con éxito la tarea antes descripta, uno de los aspectos claves es contar con una solución de gestión de activos avanzada. Esta herramienta se utiliza para agilizar los procesos de mantenimiento, extender la longevidad de los activos y mejorar la productividad.
A nivel global se prevé que el mercado de software de gestión de activos fijos crecerá desde U$S 3 mil millones en 2019 a U$S 5,2 mil millones en 2024.
En este campo desde Quilsoft acompañamos a las organizaciones con nuestro software Cloud para gestión de activos que permite administrar y programar los mantenimientos preventivos, correctivos y las órdenes de trabajo sobre las instalaciones y equipamientos, además de supervisar las tareas del personal y el stock de repuestos. Además ofrece la posibilidad de emitir reportes en tiempo real para medir el desempeño de los equipos, tiempos de parada, estadísticas sobre las órdenes de trabajo, horas de uso de maquinarias y más. Además es fácilmente integrable con otro software –por ejemplo para plasmar los registros contables pertinentes- mediante importación y exportación de archivos, o a través de APIs.
Para revisar en profundidad el documento que resumimos en este texto, podés acceder a este link.