Los indicadores clave de desempeño (KPI) son métricas que se utilizan para rastrear y analizar los factores que se consideran cruciales para el éxito tanto de un proyecto como de la organización en su conjunto. Sin KPI sería difícil para los líderes realizar evaluaciones significativas -un seguimiento y monitoreo de proyectos, por ejemplo, que es el caso que nos ocupa- y luego realizar cambios para abordar los problemas de desempeño. Por lo tanto estos indicadores juegan un papel indispensable en la gestión de proyectos, ya que ayudan a medir el éxito o el fracaso de las actividades.
Los KPI utilizan datos para medir los factores que hacen que un proyecto prospere. Ayudan a identificar cómo está progresando el trabajo y muestran áreas que requieren mejora de procesos. Son una excelente manera de descubrir áreas que podrían conducir a fallas y de hacer correcciones antes de que sea tarde.
Estos indicadores clave traducen los objetivos de desempeño más importantes en todos los aspectos de la participación del equipo en un proyecto. Si bien los tipos de KPI pueden variar en función de los distintos factores críticos de éxito (CSF), la industria, el producto o servicio y las estrategias operativas y comerciales, siempre “deben estar claramente definidos y estar acordados por las partes interesadas (tienen que documentarse y comunicarse), y deben ser alcanzables y cuantificables”. Por otra parte tienen que ser medidos regularmente, deben estar dirigidos a los beneficios que el proyecto busca generar y tienen que constituir una base para la toma de decisiones críticas a lo largo del trabajo. Asimismo deben estar alineados con objetivos y estar adaptados a la cultura, las limitaciones y el marco de tiempo de la organización y converger con los esfuerzos de la compañía. Y además tienen que ser específicos para la empresa y el proyecto.
Gestión de desempeño
Al decidir qué KPIs se van a usar lo primero será definir de manera clara y precisa los factores críticos de éxito, y luego identificar los indicadores que estén vinculados de manera más precisa y directa a estos CSF.
Los KPI que miden el desempeño del equipo pueden ser de naturaleza cualitativa; pero un proceso o métrica cuantitativa también podría usarse para evaluar equipos, dependiendo del proyecto, producto, servicio o industria.
Hacer un seguimiento de las métricas precisas de los diferentes equipos ayuda a identificar dónde se necesita más dirección o dónde se deben asignar incentivos, planes y otros recursos, como la capacitación.
Alcances y temas
Si bien el alcance y los términos de los KPI de una organización pueden diferir de un proyecto a otro, las principales medidas de evaluación comparativa de la gestión de proyectos incluyen el retorno de la inversión (ROI), la productividad, el rendimiento de los costos, el tiempo de ciclo, la satisfacción del cliente, el desempeño del cronograma, la satisfacción de los empleados y la alineación con los objetivos comerciales estratégicos de una empresa.
Algunas áreas temáticas específicas que se suelen medir con KPIs son la desviación tanto del presupuesto como de las horas de trabajo planificadas, el porcentaje de hitos perdidos y la variación de costos. También los cambios en la estructura del equipo.
Herramienta de motivación
Los gerentes de proyectos pueden usar los KPI no solo como un recurso para la gestión del desempeño, sino también como una herramienta de motivación. El uso de KPI cuantificables y consistentes puede ayudarles a evaluar los objetivos del proyecto de una manera objetiva, justa y poderosa.
Identificar los KPI permite mantener los proyectos encaminados desde el principio. Lo indicado es que se use un número limitado de indicadores de gestión. Bien definidos y debidamente acordados, los KPI se convierten en un recurso fundamental para tener un mapa estratégico y medir la efectividad y productividad en la gestión de proyectos. Y se pueden administrar mucho más eficientemente con una solución específica como la que ofrecemos desde Quilsoft, que habilita a manejar los objetivos, planes y archivos del equipo en un único espacio colaborativo.