Los diagramas de Gantt son esquemas de barras o representaciones gráficas de las tareas programadas de un proyecto a lo largo del tiempo. Muestran el estado de cada tarea, los plazos y quién tiene la responsabilidad por efectuarla. Permiten comunicar lo que se necesita para entregar un proyecto dentro del presupuesto y el tiempo establecidos. También ayudan a sintonizar a las partes interesadas y a los equipos desde el principio. Entre otros detalles, se utilizan para describir la interconexión de las distintas tareas del proyecto.

Es decir que un diagrama de Gantt representa la hoja de ruta general del proyecto con un cronograma de trabajo, de actividades y de recursos de un proyecto en una sola plataforma en tiempo real. 

Actualmente las herramientas de software de gestión de proyectos permiten crear fácilmente este tipo de diagramas, que entre otras cosas se utilizan para realizar un seguimiento del progreso de los proyectos a nivel de la utilización de recursos, la dependencia de las tareas, los hitos, las responsabilidades, la diferenciación de los trabajos y su estado de finalización. Además, los gráficos de Gantt ayudan en la gestión de los miembros del equipo y de los tiempos, permiten que todos puedan estar informados sobre la evolución del proyecto y puedan visualizar y seguir las actualizaciones. Asimismo, facilitan la emisión de informes en tiempo real para los gerentes y las partes interesadas.

Diagramas de Gantt

Un estudio encontró que apenas el 2,5% de las empresas entrega con éxito la totalidad de sus proyectos. Las descripciones visuales de tareas, actividades y eventos pueden tener una incidencia importante para elevar este índice, y por ello hoy cada vez más organizaciones utilizan los diagramas de Gantt. Dado que esta herramienta gráfica se puede usar para programar, asignar y realizar un seguimiento de las tareas del proyecto desde el inicio hasta su finalización, se convirtió en un recurso eficaz de gestión de proyectos, tanto para elaborar la estructura de desglose del trabajo, la administración de tareas, la planificación de proyectos y la gestión de los recursos.

Estos diagramas ayudan a visualizar rápidamente qué tareas son auxiliares y cuáles son las más críticas para la entrega de un proyecto a tiempo. Gracias a las facilidades de arrastrar y soltar, permiten la construcción y el ajuste de los planes del proyecto al instante. De este modo, facilitan la gestión del gerente de proyecto al representar el progreso realizado con los recursos asignados explícitamente para ejecutarlo y completarlo.

Gestión de proyectos

Los diagramas de Gantt modernos permiten a los usuarios crear tableros, agregar tareas, asignar miembros del equipo y visualizar fácilmente los avances. Al ofrecer una comunicación nítida de los trabajos y las interdependencias, optimizan la colaboración en el equipo del proyecto. También hacen que sea posible medir el progreso y el rendimiento en función del número de hitos alcanzados y las fechas previstas. 

Estos diagramas pueden apoyar la actividad de cualquier organización que desee gestionar sus flujos de trabajo de forma visual y organizada, en áreas tan disimiles como educación, marketing y TI, por caso. 

Desde Quilsoft ayudamos a crear y mantener estos diagramas con nuestra herramienta de gestión de proyectos. Este software permite centralizar los objetivos, planes, tareas, archivos y mucho más en un único espacio colaborativo, habilitando a efectuar el seguimiento de temas pendientes en vista de diagrama de Gantt, entre otras opciones. De este modo permite organizar el proyecto al ofrecer una visualización clara del responsable, fechas límite de cada tarea, asignación de recursos y orden de prioridades, aportando un calendario claro para efectuar el seguimiento de las fechas de entrega y gestionar las tareas dependientes y superpuestas. Adicionalmente ofrece capacidades de planificación de proyectos al asignar el tiempo necesario a tareas específicas y permitir el registro de lo realizado, con posibilidad de emitir reportes en tiempo real, realizar análisis del rendimiento del equipo y anticipar posibles desvíos.