Terminal de Punto de Venta(TPV): ¿Controlador Fiscal, Comandera o Imprimir factura?
Formas de emitir una factura fiscal de forma válida
Una Factura para ser válida debe tener obligatoriamente en su encabezado ciertos datos impresos como son:
- Datos del emisor:
- Razón social del emisor de la Factura
- CUIT
- Dirección
- Teléfono
- Responsabilidad ante AFIP
- Datos de IIBB
- Fecha de Inicio de Actividades
- Datos del receptor (En caso de Consumidor Final):
- Responsabilidad ante AFIP
- Nombre (Puede ser Consumidor Final Anónimo
- Datos de la Factura
- Punto de venta
- Numero correlativo del comprobante
- Fecha de la Factura
- Tipo de Comprobante (Factura)
- Tipo de Factura (A,B,C,M)
También puede llevar en el encabezado de la factura datos no obligatorios, pero que son beneficiosos para el negocio como por ejemplo:
- Nombre Fantasía
- Dirección de la sucursal (Si fuera el caso)
- Lema de la compañía
Esto por mencionar algunos datos y de forma muy general.
Ahora bien, hay otros datos que debe llevar obligatoriamente un comprobante.
Según el tipo de comprobante por el medio utilizado para emitirlo.
Para el caso de los Controladores Fiscales
- Todo lo anterior
- Leyenda “CF, DGI”
- Leyenda “Reg. XXXXXXXXXX” (Las x representan el numero de registro)
Para el caso de las Facturas electrónicas
- Código de barras
- Número de CAE
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¿Que es un Controlador Fiscal?
Es un tipo de impresora de comprobantes fiscales, sellado con un precinto de seguridad y tiene una memoria fiscal que almacena todos los comprobantes emitidos.
Esta memoria tiene una capacidad limitada y cuando se llena debe ser reemplazada
Los comprobantes fiscales de última generación, son capaces de emitir Facturas electrónicas también.
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Costo de un Controlador Fiscal
El costo dependerá mucho de:
- Marca y modelo de controlador fiscal (Epson, Hazard)
- Tipo de impresión que haga. Por rollo de papel térmico o con tinta, por impresión de papel continuo para impresiones mas grandes
- Tipo de controlador fiscal: los que solo imprimen y necesitan de una PC que le envíe al controlador lo que debe imprimir. O los que son Cajas Registradoras: no se conecta ninguna computadora y permite calcular y registrar transacciones comerciales. Tienen un pequeño display y un teclado para configurar los productos y hacer las registraciones. Generalmente incluye un cajón para guardar el dinero y emite tickets fiscales.
Teniendo en cuenta todo esto, imaginemos una situación en la que quieres usar una PC así que necesitas un controlador fiscal solo para la impresión de comprobantes.
En una búsqueda rápida en cualquier sitio comercial, un equipo de estos para imprimir en un rollo térmico esta saliendo aproximadamente .
unos AR$ 50.000 (unos US$ 731,66 con la cotización de hoy), y un controlador para papel continuo cuesta unos AR$ 88.000 (unos US$1.287,42).
Ambos son nuevos y de última generación, los hay mas baratos o mas caros, pero como dije anteriormente, los precios son aproximados.
¿Que más?
Esto no termina aquí, aun debes conseguir la PC para trabajar con características decentes para realizar trabajos de oficina (no de diseño ni gamer), y aceptar el sistema operativo mas actual. Luego de eso debes conseguir el software que genere el comprobante y que gestione las ventas y los productos, mas la interface entre el controlador fiscal y la PC, a veces viene por software y otras viene por hardware, pero de cualquier manera es un costo adicional. Y ademas de todo eso, sumarle el costo del técnico fiscal homologado por AFIP, autorizado a realizar las aperturas del controlador necesarias para su mantenimiento, reparación, cambio de memoria y no menos importante, dar de alta al propio controlador
Una ves tengamos todo esto podremos imprimir un comprobante fiscal, tengamos o no Internet
¿Que es una Factura Electrónica?
La Factura electrónica es un comprobante virtual que esta almacenado en dispositivos electrónicos o sistemas basados en la nube, hay dos tipos de Facturas Electrónicas:
- Factura Electrónica Online: Esta factura se realiza desde el portal de AFIP, a tener en cuenta que el portal de AFIP no es un sistema de gestión, por lo tanto no va a gestionar nuestro stock, nuestros clientes, nuestras ofertas, etc, solamente nos permitirá llenar manualmente el encabezado y los items de nuestra factura, sin ningún tipo de automatización y luego registrarla en el portal de AFIP, sin embargo aun no le llegará al cliente, para hacerlo hay que descargarla manualmente en formato PDF y enviársela al mismo por algún medio electrónico como un correo o Whatsapp. En este caso AFIP es el guarda de nuestros comprobantes. Aunque parezca obvio cabe mencionar que es necesaria la conexión con Internet
- Factura Electrónica por Webservice: Esta factura se realiza con un software de facturación, que se conecta a AFIP por webservice por medio de un certificado de factura electrónica.
Cada vez que nuestro sistema de facturación quiere validar una factura, debe pedir autorización a afip a través de Internet. Por lo que una conexión a Internet es vital para esta forma de facturación. En este caso si tendremos un sistema de gestión que nos automatice toda nuestra facturación: tipo de cliente, por promoción, descuentos entre fechas, manejar cuentas corrientes, emitir reportes de ventas, diarias, mensuales, etc.
Además
También podríamos emitir la factura de forma automática por algún medio electrónico del que dispongamos, ya sea correo, whatsapp, y por supuesto la emisión en papel a través de la impresión. En el caso de esta forma, nuestro sistema sería el guarda de los comprobantes, esto es una gran responsabilidad y debemos tener cuidado de que accidentalmente no se borren estos comprobantes. En el caso de la accesibilidad y dependiendo de si nuestro sistema esta funcionando de forma local (o al menos instalado en la nube pero con posibilidad de trabajar con el cache de nuestro navegador de forma local para los casos en que se corte Internet), solo necesitaremos Internet las veces en que validemos nuestro comprobante contra AFIP.
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Impresión de nuestras Facturas Electrónicas
Como la validez de la Factura Electrónica esta dada por el CAE, el Código de Barras y el tiempo de validez, estaríamos validando cualquier factura impresa con esos datos. El formato que elijamos dependerá de nuestras operaciones, o nuestro tipo de negocio
Por ejemplo, si tenemos un negocio de logística y distribución, lo mas probable es que quisiéramos imprimir estos comprobantes por lote en formato A4 y luego enviar cada comprobante con la mercadería a cada cliente. Inclui este tipo de impresión aunque esta mas enfocado a las Facturas que vienen de presupuestos y no al Terminal de Punto de Venta, aunque por el TPV se puede imprimir una hoja en A4
Para lograr esto solo necesitaremos una impresora convencional a chorro tinta o laser
Por otro lado si tuviéramos una tienda, lo mas probable es que queramos entregar una factura tipo ticket, un papel mucho mas reducido y mas ágil en el momento de la transacción
Para lograr esto podemos hacerlo con un controlador fiscal o con una comandera, en este ultimo caso siempre necesitaremos de Internet para validar nuestros comprobantes.
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¿Que es una comandera?
Es una impresora que imprime en rollos de papel, en comandas de la cocina de un bar o un restaurante, se las ve generalmente.
Su costo ronda los AR$ 18.000 (unos US$ 263,40).
Es muy parecida a un controlador fiscal pero sin el sello y sin la etiqueta de equipo homologado por afip.
Para usar estos equipos hay que configurarlos como cualquier otra impresora y cada ves que queramos emitir un comprobante tendremos presionar imprimir, luego pasar por el selector de impresoras de nuestro sistema operativo, y luego volver a presionar imprimir pero esta vez, en el selector y saldrá nuestro comprobantes (impresión en 4 pasos)
Aumenta tu Productividad
Para darle mas agilidad, también podremos usar una interface entre la impresora y nuestro sistema, ya sea por software o por hardware, en el caso del software se llaman spoiler, y en el caso de hardware se llaman proxy, en cualquier caso, es un costo adicional, para el caso del hardware proxy se usa un raspberry pi el cual tiene un costo aproximado de AR$ 8.000 (unos US$ 117,07). Esto hace que las impresiones salgan ni bien validamos el comprobante sin siquiera darle al botón imprimir (impresión en 1 paso) y no es necesario configurar la impresora ni instalar drivers, tan solo enchufar y funciona (plug and play), esto es muy importante por si se nos rompe la maquina y la reemplazamos por otra, no tenemos que instalar nada, tan solo enchufar y funciona, un concepto que aumenta mucho nuestra productividad.
¿Que hago si se corta Internet?
Si se corta Internet el POS que ofrece el sistema Odoo nos da la posibilidad de seguir trabajando con pedidos en cola, en ese caso no tendremos la posibilidad de emitir una factura electrónica por comandera. pero si podremos crear un ticket de venta que quedará en cola hasta que se retome la señal de Internet, y luego podremos convertirlo en una Factura Electrónica
¿Entonces que tipo de impresión elijo?
Ya esa decisión te la dejo a ti, querido lector.
Evalúa tu tipo de negocio, tu presupuesto y la disponibilidad de Internet que tengas. Luego elige de la TPV, mas conveniente para tu sistema de gestión: controlador fiscal, comandera o imprimir factura.
Con Odoo podrás usar cualquiera de estas opciones y en cada una de ellas tendrás sus beneficios y limitaciones.